Farmanet, distribuidora farmacéutica con diez años
de existencia en Argentina, fue creada por cinco grandes empresas: Bayer, Boehringer
Ingelheim, Casasco, Gador y Novartis. Hoy ofrece a estos y a otros 20 laboratorios
un servicio de distribución de sus medicamentos a todo el país,
brindándoles un alto soporte tecnológico y una estructura dinámica
para la toma de decisiones. Farmanet se hace cargo de la comercialización,
distribución y cobranza de productos farmacéuticos, así
como de la administración de sus stocks y depósitos.
Farmanet se caracteriza por sustentar sus servicios con una
tecnología de punta. Es un modo de diferenciarse y brindarle un beneficio
adicional a sus clientes. De esta forma, se asegura que los procesos que organiza
para los laboratorios estén monitorizados y controlados utilizando las
últimas innovaciones tecnológicas. “Una de las ventajas competitivas
de nuestra empresa es la utilización constante de la tecnología.
Por lo tanto, tiene un rol muy importante en Farmanet”, explica Alberto
Canova, Gerente de Sistemas. Cumplir con esta premisa es cumplir con sus clientes.
La correcta carga de datos de facturación de Farmanet
permite brindar a sus clientes, los laboratorios, un servicio de información
de sus ventas, cobranzas, estado de stocks e inventarios, alcance de presupuesto
semanal e información estadística. Los datos comerciales son extraídos
y puestos en diferentes niveles de detalle, mostrando de modo simplificado el
estado de la evolución del negocio. Esta información es extremadamente
crítica ya que es consultada on-line y en tiempo real, tanto por los
clientes como por los Jefes de Territorio –vendedores de Farmanet–
y los departamentos internos de la empresa. La posibilidad que Farmanet ofrece
de realizar consultas dinámicas beneficia a los usuarios acortando tiempo
y trabajo en la vista de la información y en la toma de decisiones de
negocio.
Farmanet opera en un entorno con servidores iSeries y Windows.
Todos los días se debe cumplir un proceso nocturno de carga de datos
de facturación para que funcione correctamente el servicio de información
de ventas, cobranzas y stocks utilizado por clientes y vendedores. Este procedimiento
se desarrolla desde el iSeries al DataWarehouse y de éste al Tablero
de Comando, ambos bases de datos de diferente alcance y nivel de detalle.
El Tablero de Comando es una herramienta con información
macro y objetiva del estado de cada cliente, sumarizada para una mejor consulta
y un seguimiento más eficaz del negocio por parte de la gerencia. El
DataWarehouse es un almacén de datos con información en detalle,
también accedido por los laboratorios, pero además por los Jefes
de Territorio de Farmanet a lo largo de todo el país. Los vendedores
pueden seguir su trabajo de modo específico e individualizado.
El Departamento de Sistemas comenzó a comprender cuán
crítico era que este proceso de carga de datos estuviese controlado,
ya que se observó cómo a medida que se agregaba información
para los clientes en la Web, mayor era la cantidad de consultas on-line que
éstos efectuaban.
Farmanet necesitaba garantizar que sus procesos se ejecutaran
correctamente. Si esto no ocurría, el Departamento de Sistemas debía
ser notificado inmediatamente, antes de que se enterara por el llamado de un
cliente reclamando no poder consultar el contenido precisado. Una falla en la
actualización nocturna de los datos significaba para el Departamento
de Sistemas una mañana de continuas quejas de los usuarios.
La respuesta la encontró en VISUAL Message Center. Se
aplicó la solución de Barcelona/04 para monitorizar el proceso
de carga de datos del Tablero de Comando de Farmanet y los distintos niveles
que le dan soporte. VISUAL Message Center controla la secuencialidad, asegurando
que los distintos procesos ocurran en orden: el proceso nocturno de facturación
en el iSeries, la transferencia de datos al DataWarehouse y la transferencia
de datos al Tablero, que se produce en un servidor Windows con SQL Server. Además,
controla la consistencia de los datos, comprobando que sean los mismos en cada
archivo/etapa. De esta manera, previene la entrega de información a los
clientes en los casos donde la carga de datos no se haya efectuado correctamente.
“Cuando viene a la mañana la gente de operaciones,
lo primero que hace es mirar VISUAL Message Center para ver si hubo alguna complicación
en el proceso, dónde está parado, qué pasó y cómo
arreglarlo. La idea es que nos demos cuenta nosotros antes que el cliente”,
cuenta Alberto Canova. “Con la solución de Barcelona/04 nos aseguramos
que todos los datos estén en el lugar que tienen que estar a la hora
necesaria”.
Las funciones de VISUAL Message Center son esenciales para
el Departamento de Sistemas de Farmanet. Lo ayudan en su trabajo diario y afectan
directamente sus acciones, permitiendo adquirir mayor conocimiento sobre los
procesos de la empresa. “Antes, si no se actualizaba un proceso, había
que estar buscando el porqué, dónde estaba parado y qué
había pasado. Con VISUAL Message Center tenemos inmediata reacción”,
explica Alberto Canova. Al ahorrar tiempo en la búsqueda del dónde
y el porqué del problema, los operadores pueden dedicarse a su solución.
“El proyecto fue pensado y desarrollado para resolver la falta de información
que teníamos al encontrarnos con algún inconveniente”,
continúa Canova.
Aproximadamente son 300 los usuarios que utilizan el Tablero
de Comando y el DataWarehouse de Farmanet para realizar sus consultas, 300 los
usuarios que permanecerían sin información actualizada y se quejarían
con el Departamento de Sistemas. “Con esta herramienta ganamos tiempo
y podemos llegar a anticipar problemas”, explica Vicente Buonopane,
encargado de Operaciones del Departamento de Sistemas de Farmanet, “todo
lo que sea prevención en sistemas es importantísimo. No hay que
esperar a que explote la bomba si se puede desactivar antes”.
VISUAL Message Center también monitoriza la infraestructura
informática de Farmanet. Al controlar la salud operativa de los servidores
iSeries y Windows, puede detectar y prevenir problemas de hardware y comunicaciones.
Con las funciones de alerta que la solución de Barcelona/04
ofrece, los integrantes del Departamento de Sistemas son informados en tiempo
real cuando hay inconvenientes en sus procesos de negocio y en la salud operativa
de su infraestructura. Vicente Buonopane recibe avisos vía email y SMS
que le notifican cuando surge un problema. De esta forma, Farmanet cubre su
necesidad inicial de mantenerse siempre actualizado sobre lo que ocurre, sin
importar dónde se encuentre y con la posibilidad de responder remotamente
a los eventos.
Alberto Canova califica como incalculable la ganancia obtenida
con VISUAL Message Center. “Nuestro ROI (retorno de la inversión)
es que estamos detectando muy temprano cuándo y por qué tenemos
problemas, antes de que se enteren los demás. Es para nosotros crucial
que se pueda cargar bien la información de facturación, que los
clientes puedan todos los días consultarla a la hora que tiene que estar,
en el lugar que la necesiten”, dice. La solución de Barcelona/04
ayuda a Farmanet a seguir cumpliendo con su compromiso tecnológico, su
excelente nivel de servicio a clientes y sus objetivos de negocio.
